Intitulé : Assistante administrative et exécutive
Type de poste : Temps partiel — 24 heures de présence hebdomadaire
Horaires : Lundi, mercredi et vendredi, de 9h00 à 17h00, avec une pause de 13h30 à 14h30
Lieu : Bureau de BahiaEd, quartier Yattaya, Commune de Ratoma, Conakry
Prise de poste : 15 octobre 2026
Rattachement : Supervision directe par le Président (Conakry) ; collaboration étroite et quotidienne, notamment par visioconférence, avec le Directeur Général (Ottawa)
Missions et tâches principales
– Accueil physique et téléphonique des familles, étudiants et partenaires ; gestion du courrier, du classement et des fournitures du bureau.
– Saisie et mise à jour en temps réel des dossiers dans le CRM du cabinet, avec exactitude et sans délai.
– Préparation, vérification et suivi des dossiers de candidature : contrôle de la complétude des pièces, respect des délais, alerte immédiate en cas de pièce manquante ou d’anomalie.
– Manipulation de documents originaux et de pièces financières (relevés bancaires, attestations de virement irrévocable) dans le strict respect de la confidentialité et des procédures internes.
– Encaissement des paiements clients (Orange Money, MTN Mobile Money, espèces) et tenue rigoureuse des registres de caisse.
– Démarches administratives physiques à Conakry : légalisations, dépôts et retraits auprès des ministères, banques et traducteurs assermentés.
– Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda du Président.
– Participation aux réunions à distance (Microsoft Teams, Zoom) avec le Directeur Général et les partenaires ; prise de notes et rédaction des comptes rendus et procès-verbaux.
– Recherche d’informations sur le web et à l’aide d’outils d’intelligence artificielle (ChatGPT, Gemini, Copilot ou équivalents), et restitution sous forme de synthèses claires.
– Rédaction de courriers, d’e-mails de relance et de communications courantes avec les clients et partenaires.
– Production de documents, tableaux de suivi et présentations sous Word, Excel et PowerPoint.Profil recherché
Formation et compétences techniques
– Diplôme Bac+2 ou Bac+3 minimum (BTS ou Licence), toutes filières.
– Maîtrise parfaite du français, à l’oral comme à l’écrit (rédaction sans faute, orthographe irréprochable).
– Bonne compréhension de l’anglais, écrit et oral.
– Bonne maîtrise de Windows et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
– Expérience de logiciels de réunion à distance (Microsoft Teams, Zoom ou équivalent).
– Aisance avec la recherche d’informations sur le web et avec les outils d’intelligence artificielle (ChatGPT, Gemini, Copilot ou équivalents).
– Capacité avérée à prendre des notes de réunion et à rédiger un procès-verbal fidèle et structuré.
– Une première expérience en accueil, secrétariat ou gestion administrative est un atout apprécié.
Qualités personnelles (savoir-être)
– Intégrité morale et alignement éthique strict : honnêteté intellectuelle sans faille, résistance à toute tentative de contournement ou de raccourci douteux, respect absolu de la confidentialité des dossiers et des paiements manipulés.
– Autonomie et débrouillardise administrative : capacité à faire avancer seule les démarches locales auprès des administrations, banques et traducteurs, sans attendre d’instruction à chaque étape ; sens de l’initiative et du résultat.
– Intelligence relationnelle et émotionnelle : écoute active et empathie envers des familles souvent sous pression ; fermeté diplomatique pour annoncer un résultat défavorable ou refuser un dossier non admissible, sans jamais perdre son calme.
– Rigueur d’exécution et minutie extrême : sens aigu du détail, tolérance zéro à l’erreur documentaire, respect scrupuleux des listes de vérification et des délais.
– Agilité numérique et réflexe d’intelligence artificielle : curiosité pour les outils numériques, aisance naturelle avec les logiciels web et mobiles, alimentation fiable et en temps réel du CRM.
– Résilience et gestion du stress : sang-froid dans les périodes de forte affluence, capacité à hiérarchiser les urgences tout en maintenant un accueil irréprochable..
Conditions du poste
– Contrat de travail écrit, conforme au Code du travail de la République de Guinée (Loi L/2014/072/CNT du 10 janvier 2014) — type de contrat (CDD ou CDI) et durée de la période d’essai à préciser avec la direction lors de l’entretien.
– Temps partiel : 24 heures de présence hebdomadaire, réparties sur trois jours fixes (lundi, mercredi, vendredi).
– Rémunération mensuelle brute proratisée au temps de travail, au moins égale au Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti (SMIG) proratisé en vigueur ; montant précis à discuter selon le profil et l’expérience de la candidate.
– Affiliation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) dans les huit jours suivant l’embauche, conformément à la loi.
– Congés payés au prorata du temps de travail, à raison de 2,5 jours ouvrables par deux mois de travail effectif.
– Bulletin de paie mensuel détaillant salaire de base, retenues et cotisations légales.Processus de recrutement
– Étape 1 — Présélection sur dossier (CV et lettre de motivation).
– Étape 2 — Cas pratique écrit (20 minutes) : saisie d’un dossier dans un CRM fictif et rédaction d’un courriel de relance client.
– Étape 3 — Entretien oral, incluant une mise en situation (jeu de rôle face à un parent ou un client difficile).
Candidature
Dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à adresser à : info@bahiaed.com, avant le 29 septembre 2026, pour une prise de poste le 15 septembre 2026.
Poste basé à Conakry — la présence physique au bureau est indispensable. BahiaEd étudie toutes les candidatures avec la même exigence d’équité qu’il applique à ses clients.
