STAFF SERVICES recrute Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

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STAFF SERVICES recrute pour une grande société de la place: Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

MISSIONS

  • Assister la Direction générale dans l’exécution de ses taches ;
  • Assurer le secrétariat de l’entreprise ;
  • Recevoir les délégations pour réaliser des actions particulières.

ATTRIBUTIONS

Secrétariat de direction

  • Filtrer et répondre aux appels téléphoniques ;
  • Assurer l’ouverture du courrier et sa diffusion. Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel.
  • Définir, mettre en place et contrôler les procédures d’émission de courrier :
  • Qui Signe ?
  • Comment repère-t-on les courriers émis et reçus ?
  • Système de référencement et responsabilité ;
  • Contrôle du nombre d’exemplaires et de leur destination.
  • Mettre en forme et saisir les courriers pour la direction générale ;
  • Maitriser parfaitement la dactylographie, la sténographie et les outils bureautiques (téléphonie, fax…) ;
  • Maitriser parfaitement le matériel et le logiciel de bureautique en utilisation dans l’entreprise. Connaitre le mode d’accès aux messages internet (émission, réception).
  • Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la direction générale ;
  • Accueillir les visiteurs de la société ;
  • Gérer les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquels une délégation est donnée ;
  • Suivre et assumer la responsabilité des contrats du matériel de bureau ;
  • Photocopieur
  • Télécopieur
  • Standard téléphonique

Assistanat

  • Tenir l’agenda de la direction générale, prendre les rendez-vous, gérer les plannings ;
  • Organiser les déplacements de la direction générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
  • Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées ; s’assurer de la préparation de la salle,… Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
  • Préparer certains dossiers après avoir reçus les indications nécessaires de la direction générale ;
  • Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la direction générale ;
  • Assurer les liaisons entre les services de l’entreprise. Recevoir délégation pour des travaux d’organisation concernant plusieurs services ;
  • Mettre en place des tableaux de suivi de l’activité de ses collaborateurs directs ;
  • Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail de ses collaborateurs directs ;
  • Contrôler et suivre les fiches de pointage des employés lors des mouvements d’arrivée et de départ ;
  • Gérer, éventuellement, le budget de la direction générale ;
  • Se tenir informée des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles technologies nécessaires à l’évolution de sa fonction ;
  • Rendre compte régulièrement de son activité à travers un tableau de bord comportant les indicateurs de performance préalablement négociés.

Qualité

  • Etre associée à toute étude de nature à atteindre l’objectif « QUALITE TOTALE ».

APTITUDES ET CONNAISSANCES

SAVOIR :

DUTS ou BAC+2-3 en Secrétariat de direction, 3 ans d’expérience dans un poste similaire

SAVOIR FAIRE :

  • Outils de Bureautique
  • MS-Office

SAVOIR ETRE :

Confidentialité, Intégrité, Rigueur, Disponibilité

Poste basé à Bamako

DOSSIER A FOURNIR

  • Une demande manuscrite
  • Un Curriculum Vitae détaillé
  • Une lettre de motivation

Les dossiers de candidatures doivent parvenir à info@staffml.com au plus tard le 15 Octobre 2023.

NB : Seuls, ceux dont les dossiers retenus, seront contactés pour une interview

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avril 23, 2024
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