STAFF SERVICES recrute pour une grande société de la place: Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

MISSIONS

Assister la Direction générale dans l’exécution de ses taches ;
Assurer le secrétariat de l’entreprise ;
Recevoir les délégations pour réaliser des actions particulières.

ATTRIBUTIONS

Secrétariat de direction

Filtrer et répondre aux appels téléphoniques ;
Assurer l’ouverture du courrier et sa diffusion. Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel.
Définir, mettre en place et contrôler les procédures d’émission de courrier :
Qui Signe ?
Comment repère-t-on les courriers émis et reçus ?
Système de référencement et responsabilité ;
Contrôle du nombre d’exemplaires et de leur destination.
Mettre en forme et saisir les courriers pour la direction générale ;
Maitriser parfaitement la dactylographie, la sténographie et les outils bureautiques (téléphonie, fax…) ;
Maitriser parfaitement le matériel et le logiciel de bureautique en utilisation dans l’entreprise. Connaitre le mode d’accès aux messages internet (émission, réception).
Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la direction générale ;
Accueillir les visiteurs de la société ;
Gérer les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquels une délégation est donnée ;
Suivre et assumer la responsabilité des contrats du matériel de bureau ;
Photocopieur
Télécopieur
Standard téléphonique

Assistanat

Tenir l’agenda de la direction générale, prendre les rendez-vous, gérer les plannings ;
Organiser les déplacements de la direction générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées ; s’assurer de la préparation de la salle,… Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
Préparer certains dossiers après avoir reçus les indications nécessaires de la direction générale ;
Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la direction générale ;
Assurer les liaisons entre les services de l’entreprise. Recevoir délégation pour des travaux d’organisation concernant plusieurs services ;
Mettre en place des tableaux de suivi de l’activité de ses collaborateurs directs ;
Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail de ses collaborateurs directs ;
Contrôler et suivre les fiches de pointage des employés lors des mouvements d’arrivée et de départ ;
Gérer, éventuellement, le budget de la direction générale ;
Se tenir informée des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles technologies nécessaires à l’évolution de sa fonction ;
Rendre compte régulièrement de son activité à travers un tableau de bord comportant les indicateurs de performance préalablement négociés.